RU

Управление задачами и проектами

Система IntraService может быть успешно использована для управления задачами и коллективной работы над проектами.

Рассмотрим ситуацию – существует компания, некое рекламное агентство, которое оказывает своим клиентам услуги по производству рекламы – принтов в журналах и на щитах, телевизионных роликов и т.п. Для формализации бизнес-процесса нужно определить:

  1. организационную структуру компаний
  2. состав ролей-участников системы
  3. статусы заявок и переходы между ними
  4. сервисную модель

1. Организационная структура

Наше рекламное агентство небольшое, поэтому создаем одну компанию для нашего агентства и по одной компании для каждого из клиентов, так как контактных лиц со стороны клиента также мало.

2. Роли участников

Роли участников

3. Описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс в агентстве строится следующим образом:

  1. Клиент ставит задачу по производству рекламы аккаунт-менеджеру агентства на встрече
  2. Аккаунт-менеджер составляет отчет о встрече и бриф (постановку задачи) и заводит в системе IntraService задачу, назначает на нее исполнителей из числа Копирайтеров/Арт-директоров. Клиента и Креативного директора менеджер регистрирует как наблюдателей на этой задаче.
  3. Исполнители приступают к задаче, готовят несколько вариантов, прикладывают получившиеся файлы к заявке и отправляют на согласование Аккаунту и Креативному директору, которые могут отправить задачу на доработку с комментариями, или отправить клиенту.
  4. Клиент смотрит результат принимает выполненную работу или отправляет на доработку.

4. Сервисная модель

В рамках нашего агентства ведется работа над проектами, поэтому фактически сервис соответствует проекту.

Сервисы

Описание ситуации

В рамках проекта по созданию экранных заставок для телеканала "Домашний" клиент попросил создать заставку, которую он будет транслировать перед кулинарной передачей. Аккаунт-менеджер съездил на встречу, собрал требования. По приезду в офис аккаунт-менеджер оформил бриф и открыл систему IntraService.

Аккаунт менеджер создает заявку, прикладывает файлы, назначает исполнителя.

Аккаунт создает заявку

Исполнитель получает уведомление, читает бриф и выполняет задачу.

Письмо

Исполнители также могут быть назначены автоматически. Мы можем сопоставить исполнителей категориям заявок, и, при создании заявки с категорией «Написание текста», на нее автоматически будет назначен соответствующий этой категории исполнитель.

Через определенное время исполнитель прикладывает результат своей работы к задаче, переводят ее в статус «Выполнена креативом», списывает затраченное на решение задачи время и сохраняет карточку.

Карточка заявки

Аккаунт менеджер отправляет заявку на доработку

Аккаунт проверяет результат работы исполнителей на соответствие брифу, и, если результат работы брифу не соответствует, вносит комментарии и отправляет задачу на доработку.

Исполнитель вносит нужные корректировки и повторно отправляет задачу на согласование.

Карточка заявки

В этот раз аккаунта все устроило, он отправляет задачу на согласование креативному директору, который также утверждает результат работы и переводит заявку в статус «Выполнена».

Клиент закрывает задачу

Клиент проверяет результат работы и переводит задачу в статус «Закрыта» (а мог бы дать комментарии и отправить на доработку).

Аккаунт выставляет счет на выполненные работы

В конце отчетного периода аккаунт формирует отчет о выполненных задачах и трудозатратах. С помощью гибкого механизма фильтров он может формировать счета на оплату услуг за период, на оплату определенного вида услуг, на оплату услуг определенного исполнителя и так далее.

Трудозатраты

История изменений

По каждой задаче ведется подробная история изменений, в которой отмечаются все произошедшие по заявке изменения. Изменившиеся поля выделены цветом.

История изменений

Попробуйте сами!

Зарегистрируйте демо-площадку (это займет одну минуту) и попробуйте настроить свой бизнес-процесс!

Демо-версия