Новая версия IntraService 5.0

Быстрее, обновленный интерфейс, интеграции с Telegram и WhatsApp

Подробнее

Автоматизированная система управления проектами и задачами

Система IntraService может быть успешно использована для управления задачами и коллективной работы над проектами.

Рассмотрим ситуацию – существует компания, некое рекламное агентство, которое оказывает своим клиентам услуги по производству рекламы – принтов в журналах и на щитах, телевизионных роликов и т.п.
Для формализации бизнес-процесса нужно определить:

  1. Организационную структуру компаний
  2. Состав ролей-участников системы
  3. Статусы заявок и переходы между ними
  4. Сервисную модель
1. Организационная структура

Наше рекламное агентство небольшое, поэтому создаем одну компанию для нашего агентства и по одной компании для каждого из клиентов, так как контактных лиц со стороны клиента также мало.

2. Роли участников
zoomУвеличить
3. Описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс в агентстве строится следующим образом:

zoomУвеличить
  • Аккаунт-менеджер составляет отчет о встрече и бриф (постановку задачи) и заводит в системе IntraService задачу, назначает на нее исполнителей из числа Копирайтеров/Арт-директоров. Клиента и Креативного директора менеджер регистрирует как наблюдателей на этой задаче.
  • Исполнители приступают к задаче, готовят несколько вариантов, прикладывают получившиеся файлы к заявке и отправляют на согласование Аккаунту и Креативному директору, которые могут отправить задачу на доработку с комментариями, или отправить клиенту.
  • Клиент смотрит результат принимает выполненную работу или отправляет на доработку.
4. Сервисная модель

В рамках нашего агентства ведется работа над проектами, поэтому фактически сервис соответствует проекту.

zoomУвеличить
Описание ситуации

В рамках проекта по созданию экранных заставок для телеканала "Домашний" клиент попросил создать заставку, которую он будет транслировать перед кулинарной передачей. Аккаунт-менеджер съездил на встречу, собрал требования. По приезду в офис аккаунт-менеджер оформил бриф и открыл систему IntraService.

Аккаунт менеджер создает заявку, прикладывает файлы, назначает исполнителя.
zoomУвеличить
Исполнитель получает уведомление, читает бриф и выполняет задачу.

Исполнители также могут быть назначены автоматически. Мы можем сопоставить исполнителей категориям заявок, и, при создании заявки с категорией «Написание текста», на нее автоматически будет назначен соответствующий этой категории исполнитель.

Исполнители также могут быть назначены автоматически. Мы можем сопоставить исполнителей категориям заявок, и, при создании заявки с категорией «Написание текста», на нее автоматически будет назначен соответствующий этой категории исполнитель.

zoomУвеличить
Аккаунт менеджер отправляет заявку на доработку

Аккаунт проверяет результат работы исполнителей на соответствие брифу, и, если результат работы брифу не соответствует, вносит комментарии и отправляет задачу на доработку.

zoomУвеличить
Исполнитель вносит нужные корректировки и повторно отправляет задачу на согласование.

В этот раз аккаунта все устроило, он отправляет задачу на согласование креативному директору, который также утверждает результат работы и переводит заявку в статус «Выполнена».

Клиент закрывает задачу

Клиент проверяет результат работы и переводит задачу в статус «Закрыта» (а мог бы дать комментарии и отправить на доработку).

Аккаунт выставляет счет на выполненные работы

В конце отчетного периода аккаунт формирует отчет о выполненных задачах и трудозатратах. С помощью гибкого механизма фильтров он может формировать счета на оплату услуг за период, на оплату определенного вида услуг, на оплату услуг определенного исполнителя и так далее.

zoomУвеличить
zoomУвеличить
История изменений

По каждой задаче ведется подробная история изменений, в которой отмечаются все произошедшие по заявке изменения. Изменившиеся поля выделены цветом.

Попробуйте сами!

Зарегистрируйте демо-площадку (это займет одну минуту) и попробуйте настроить свой бизнес-процесс!

Новости Все новости

Релиз 5.3.0

Главное изменение - переработанный аналитический отчет.

Читать

16.10.2023

IntraService 5.0

Выпущена принципиально новая версия системы.

Читать

01.06.2023

Работа над релизом 5.0

В данный момент ведутся работы над релизом 5.0.

Читать

10.01.2023

Новый релиз 4.53

Релиз 4.53:  увеличена производительность выгрузок в Excel, добавлена фильтрация сервисов при создании новой заявки, исправлены ошибки.

Читать

27.06.2022

Мобильная версия