Автоматизированная система управления проектами и задачами

Система IntraService может быть успешно использована для управления задачами и коллективной работы над проектами.

Рассмотрим ситуацию – существует компания, некое рекламное агентство, которое оказывает своим клиентам услуги по производству рекламы – принтов в журналах и на щитах, телевизионных роликов и т.п.
Для формализации бизнес-процесса нужно определить:

Организационную структуру компаний
Состав ролей-участников системы
Статусы заявок и переходы между ними
Сервисную модель

1. Организационная структура

Наше рекламное агентство небольшое, поэтому создаем одну компанию для нашего агентства и по одной компании для каждого из клиентов, так как контактных лиц со стороны клиента также мало.

2. Роли участников

Увеличить

3. Описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс в агентстве строится следующим образом:

Увеличить

Аккаунт-менеджер составляет отчет о встрече и бриф (постановку задачи) и заводит в системе IntraService задачу, назначает на нее исполнителей из числа Копирайтеров/Арт-директоров. Клиента и Креативного директора менеджер регистрирует как наблюдателей на этой задаче.
Исполнители приступают к задаче, готовят несколько вариантов, прикладывают получившиеся файлы к заявке и отправляют на согласование Аккаунту и Креативному директору, которые могут отправить задачу на доработку с комментариями, или отправить клиенту.
Клиент смотрит результат принимает выполненную работу или отправляет на доработку.

4. Сервисная модель

В рамках нашего агентства ведется работа над проектами, поэтому фактически сервис соответствует проекту.

Увеличить

Описание ситуации

В рамках проекта по созданию экранных заставок для телеканала "Домашний" клиент попросил создать заставку, которую он будет транслировать перед кулинарной передачей. Аккаунт-менеджер съездил на встречу, собрал требования. По приезду в офис аккаунт-менеджер оформил бриф и открыл систему IntraService.

Аккаунт менеджер создает заявку, прикладывает файлы, назначает исполнителя.

Увеличить

Исполнитель получает уведомление, читает бриф и выполняет задачу.

Исполнители также могут быть назначены автоматически. Мы можем сопоставить исполнителей категориям заявок, и, при создании заявки с категорией «Написание текста», на нее автоматически будет назначен соответствующий этой категории исполнитель.

Увеличить

Аккаунт менеджер отправляет заявку на доработку

Аккаунт проверяет результат работы исполнителей на соответствие брифу, и, если результат работы брифу не соответствует, вносит комментарии и отправляет задачу на доработку.

Увеличить

Исполнитель вносит нужные корректировки и повторно отправляет задачу на согласование.

В этот раз аккаунта все устроило, он отправляет задачу на согласование креативному директору, который также утверждает результат работы и переводит заявку в статус «Выполнена».

Клиент закрывает задачу

Клиент проверяет результат работы и переводит задачу в статус «Закрыта» (а мог бы дать комментарии и отправить на доработку).

Аккаунт выставляет счет на выполненные работы

В конце отчетного периода аккаунт формирует отчет о выполненных задачах и трудозатратах. С помощью гибкого механизма фильтров он может формировать счета на оплату услуг за период, на оплату определенного вида услуг, на оплату услуг определенного исполнителя и так далее.